Si ya nos cuesta mantener reuniones periódicas con todos los empleados para acordar el rumbo del negocio, parece difícil hacerlas diariamente para preparar el trabajo de ese día.
Sin embargo, este tipo de breves reuniones son muy útiles, ahorran tiempo posterior, evitan problemas y mantienen la cultura de comunicación de la clínica.
¿Qué entendemos por reuniones de preparación del día?
Nos referimos a breves reuniones realizadas antes de empezar el día y que tienen la finalidad de mantener a todo el equipo “en la misma página”, determinar las actuaciones pendientes y planificar el día.
Estas reuniones deben tener una duración de 5-15 minutos (10 minutos es una buena media). De hecho, es habitual que se realicen de pie.
Este tipo de reuniones deben estar estructuradas de modo que se mantenga el objetivo. El director de la reunión debe asegurar el foco y la eficiencia.
Dado que el tipo de trabajo de cada clínica suele mantenerse en el tiempo, es recomendable fijar de forma genérica, los temas sobre los que se hablará en las reuniones. Entre estos podemos encontrar:
- Revisar la agenda del día
- Cirugías y preparación del quirófano
- Avisos sobre clientes/pacientes difíciles o con necesidades especiales
- Información sobre los animales hospitalizados
- Reparto del flujo de trabajo diario en cada puesto.
- Inspecciones / petición de datos oficiales previstos
- Asignación de tareas no previstas
- Noticias relevantes (brevemente)
- Si se plantean objetivos económicos de facturación, comentar el día previo y comunicar el objetivo del día.
- Varios: ¿alguien necesita ayuda?, personal de vacaciones o baja.
¿Por qué son importantes este tipo de reuniones?
Las reuniones diarias mejoran la comunicación, la eficiencia y la cultura de equipo. Además, preparan a cada persona para organizar su día, ayudan a identificar los problemas potenciales, permiten que el equipo se prepare para los sucesos no rutinarios y mejoran la comunicación de las citas y procedimientos planificados.
En resumen, la finalidad última de la reunión es compartir información, optimizar el día y activar al equipo.
¿Cuándo fijamos las reuniones?
Siempre que sea posible, las reuniones deben realizarse por la mañana, antes de la apertura de la clínica al público. Para ello es imprescindible que el horario de los empleados contemple esos 5-15 minutos de reunión previa.
En centros con dos turnos de trabajo, es recomendable realizar una segunda reunión antes del comienzo del siguiente turno. Esta reunión puede contar con un último punto de traspaso de tareas pendientes del día por parte del personal del primer turno, que está trabajando mientras se realiza la reunión y que tras acudir a la misma en este último punto, termina su jornada de trabajo.
Se procedería de igual modo si existiera un tercer turno de urgencias.
Una vez que se fijan las reuniones es importante mantenerlas constantes: misma hora, misma localización y mismo personal (si es posible). A veces es necesario cambiar alguna de estas variables para conseguir reuniones verdaderamente productivas.
¿Quién debe acudir a estas reuniones?
Solo las personas realmente importantes para el desempeño de la clínica. En otras palabras: todo el equipo (veterinarios, recepcionistas, ATVs y peluqueros).
Hay clínicas que tienden a limitar la presencia en estas reuniones a los veterinarios. En nuestra opinión, es un error.
Por ejemplo, las recepcionistas deberían estar presentes porque son las primeras y últimas personas que tratan con el cliente. Necesitan, por tanto, saber que está pasando con los pacientes, con los procedimientos previstos o con los hospitalizados. Pocas cosas ofrecen peor imagen que un cliente que llama para informarse sobre su mascota hospitalizada o con cirugía prevista y que se encuentra con una recepcionista que no sabe de qué le está hablando; el cliente siempre asume que su perro/gato es el único paciente del día.
Si, por cuestiones de horario, parte del equipo de recepción no puede estar en la reunión de inicio del día es imprescindible que, como primera tarea de su jornada, revisen la agenda, cirugías y hospitalizaciones que están agendas ese día.
¿Cómo dirigir las reuniones?
Los siguientes puntos facilitan el desarrollo de las reuniones:
- Crear una plantilla de los puntos que deben tratarse en las reuniones, según el modelo de trabajo de cada clínica.
- Basándose en la plantilla de puntos, imprimir para cada reunión, una lista de verificación de puntos tratados. La lista debe registrar también quién dirige la reunión, los participantes y la hora de comienzo y de final de la misma.
- EL tiempo de la reunión es breve: es importante mantener la reunión dentro de los límites de temas. No se debería permitir divagaciones ni tratar asuntos que no se encuadren dentro del marco de la reunión.
- Se debe terminar siempre con una nota positiva: agradecimiento a todos por su participación, frases de estímulo para iniciar el día…
- Puede ser una buena idea que todo el personal (o al menos los veterinarios) roten como directores de la reunión de modo que todos se sientan concernidos por el desarrollo de la misma y de la organización diaria.
Las reuniones cortas de preparación del día pueden parecer una pérdida de tiempo pero son grandes ahorradoras de ese tiempo. Ayudan a evitar fallos y aumentan las posibilidades de éxito en el desempeño de las tareas diarias.
