Ivy Lee fue un experto en relaciones públicas que desarrolló su labor a caballo entre los siglos XIX y XX. Sus aportaciones fueron numerosas en este campo. Hoy se le recuerda también por haber creado el método de gestión del tiempo que lleva su nombre.
A principios del siglo XX la empresa siderúrgica de Charles Schwab había cosechado un enorme éxito. El empresario se sentía desbordado y veía que ni él ni su equipo alcanzaban a terminar el trabajo pendiente. Entonces decidió contratar como consultor a Ivy Lee, quien se ofreció a explicarle en 15 minutos un método eficaz de gestión del tiempo.
Con el paso de los años, el método se hizo famoso y ha sido utilizado por muchas personas. ¿Su principal ventaja?. La simplicidad.
Aquí te contamos en qué consiste:
- Al terminar la jornada laboral dedica 5 minutos a hacer una lista con las 6 tareas más importantes para el día siguiente. No anotes más tareas porque será difícil que las puedas completar.
- Tras escribir la lista, organízala por prioridades poniendo en primer lugar la tarea más importante y así sucesivamente.
- Al comenzar el día dedícate exclusivamente a la primera tarea, la más importante, que anotaste en tu lista. No cambies de tarea hasta que termines ésta. Evita la multitarea.
- Cuando hayas terminado esta tarea, revisa las demás por si hubiera surgido en esa mañana alguna tarea que deba desplazar a la siguiente. Si no hay ninguna urgencia, pasa a la siguiente tarea y repite el proceso de la primera. Intercala descansos entre tareas.
- Si no te ha dado tiempo a terminar las 6 tareas, revisa las que no pudiste completar cuando hagas la nueva lista para el día siguiente y comprueba si deben seguir estando en esa lista. Si es así, añádelas de nuevo.
- Evita, en lo posible, distracciones mientras estás realizando una tarea. Hoy en día esto exige definir un tiempo limitado y concreto para revisar correos, mensajes y llamadas.
Como veis, el método es sencillo. Y éste es el secreto de su continuidad a lo largo de los años. Por supuesto, no hay que olvidar las características personales de cada uno a la hora elegir las horas más productivas para trabajar (puedes revisar el resumen que hicimos del libro “¿Cuándo?”) y la necesidad de tomar descansos cada cierto tiempo durante la realización de tareas prolongadas.
